معالجة البريد الوارد والصادر
اجراءات معالجة البريد الوارد :
ا- استلام البريد يقوم السكرتير أو الموظف المختص باستلام البريد حسب مصادر قدومه
من صندوق البريد الخاص بالمنشأة في مكتب البريد
من مكتب البرقيات
من ناقل خاص )البريد السريع(: فيديكس , دي إتش إل ......
من البريد الالكتروني: يتم استلام البريد الالكتروني الخاص بالمنشأة من خلال جهاز
الحاسب الآلي الموجود لدى السكرتير أو الموظف المختص العميل أو المراجع
الفاكس والتلكس
-2 الفرز المبدئي :
يقوم السكرتير بفرز البريد إلى الأنواع التالية :
- برقيات وبريد الكتروني
- رسائل سرية
- رسائل عامة )رسمية(
- رسائل خاصة
-3 فتح الرسائل يدويا أو آليا :
يقوم الموظف بفتح الرسائل العامة والبرقيات والبريد الالكتروني فقط وفي حالة البريد
الالكتروني يقوم السكرتير بفتح برنامج outlook واستعراض الرسائل وفي حال وجود
رسائل تخص إدارات مختلفة ووجود شبكة حاسب يقوم بتحويل تلك الرسائل إلى تلك
الإدارات مع تزويد المدير بصورة عنها .
-4 التأكد من محتويات المادة البريدية من حيث :
- أن عنوان المادة البريدية المستلمة يخص الجهة وإلا تعاد إلى المصدر
- أن مرفقات المادة البريدية كاملة وفي حال وجود نقص يتم إشعار الجهة المرسلة
- أن المادة المرسلة موقعة من قبل المرسل وإلا يتم إعادتها للمرسل
- أن رقم الرسالة الموجود داخل الرسالة هو نفس الرقم الموجود على ظرف الرسالة
-5 ختم البريد الوارد :
- يجب وضع ختم البريد الوارد على وجه المادة المرسلة في الجهة اليسارية السفلية أما
في حالة البريد السري فيتم الختم على ظرف الرسالة دون فتحها . يجب أن يحتوي ختم
البريد الوارد المعلومات التالية :
- اسم الجهة
- رقم البريد الوارد- التاريخ
- المرفقات
- القسم المحال إليه
2
-6 عرض البريد على المدير :
يجب وضع البريد المستعجل في الأعلى ويفضل البريد العادي الذي يتكرر مجيئه إلى
المكتب في مجموعة مستقلة .
-7 فرز البريد حسب جهات الإحالة :
يقوم السكرتير بفرز البريد حسب جهة الإحالة بشكل مجموعات حسب الإدارات أو
الأقسام وذلك بوضع كل قسم أو إدارة في سلة مختلفة عن الأخرى .
-8 تسجيل البريد الوارد :
يقوم السكرتير بتسجيل البريد الوارد في نموذج مكرر ) أصل + صورتين ( وذلك وفقا
لما يلي :
- يسجل بريد كل قسم أو إدارة في نموذج مستقل عن الإدارات الأخرى
- جميع المواد البريدية عامة أو سرية لكل الأقسام تأخذ رقما متسلسلا يبدأ مع بداية
السنة وينتهي في نهايتها .
- البريد السري يجب تسجيله في نموذج البريد الوارد ويمكن الإشارة إلى سرية المادة
البريدية في خانة الموضوع .
- دور السكرتير أو الموظف المختص تسجيل أرقام البريد الوارد والجهة في النموذج
نموذج البريد الوارد
م
تاريخ
الوصول
تاريخ
الرسالة
اسم
المرسل
الموضوع
جهة
الاختصاص
توقيع
المستلم
تاريخ الرد
أو الحفظ
-9 تعبئة خانات ختم البريد الوارد من حيث الرقم والتاريخ وجهة الإحالة والمرفقات .
-01 تسليم البريد الوارد إلى الإدارات والأقسام :
يقوم الموظف بإرسال البريد الوارد بالإضافة إلى نموذج البريد الوارد مع المراسل ويقوم
سكرتير كل قسم أو إدارة بالتوقيع على أصل النموذج واستلام صورة عنه بالإضافة على
البريد الوارد له .
-00 البريد الشخصي الخاص لا يتم تسجيله ولا فتحه إلا بإذن مسبق من صاحبه .
-02 معالجة البريد أثناء غياب المدير :
على السكرتير معرفة ما هو الإجراء المطلوب منه اتخاذه حيال البريد أثناء المدير فقد
يكون من الضروري إرسال كافة المراسلات التي تتطلب اتخاذ قرارات إلى المدير
الأعلى أو نائبه والقيام ببعض الإجراءات الروتينية بخصوص بعض الرسائل.
-03 متابعة البريد الوارد:
من خلال القيام ببعض الخطوات لمعرفة ماذا حدث للرسالة القادمة للجهة . تهدف
المتابعة إلى تقليل عملية التأخير في الرد على المراسلات وتقليل المتابعة من قبل المرسل
فهي تهدف إلى عكس صورة حسنة للمنظمة لدى المرسل أو الجهة المتعامل معها .
3
-2 البريد الصادر : يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعا عنها
للجهات المصدرة إليها , بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء
اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة .
الإجراءات الخاصة بالبريد الصادر : - يقوم السكرتير بإعداد المادة المرسلة وغالبا ما تكون رد على رسالة واردة أو طلب
معلومات من جهة ما . وعند إعداد مسودة الرسالة وعرضها على المدير وموافقته عليها
يقوم السكرتير بطباعتها ومراجعتها بحيث تحوي ما يلي :
- البسملة لأن كل عمل لا يبدأ باسم الله فهو أبتر )حديث نبوي(
- اسم الجهة المرسلة
- الرقم
- التاريخ
- المرفقات
- الموضوع وهو عبارة عن ملخص صغير للرسالة
- المرسل إليه وعنوانه
- تحية الافتتاح
- التوقيع
خطوات معالجة البريد الصادر:
-0 فرز البريد الصادر إلى مجموعات حسب طريقة الارسال : بريد عادي , ناقل خاص
, برقية ....
-2 تسجيل البريد الصادر في نموذج البريد الصادر الذي يبدأ برقم متسلسل من بداية
العام وينتهي بنهايته .
نموذج البريد الصادر
م
رقم الصادر
التاريخ
اسم المرسل إليه
وعنوانه
الموضوع
المرفقات
طريقة الإرسال
-3 تصوير البريد الصادر
يجب أخذ صورة عن البريد قبل إرساله وذلك لغرض المتابعة ويتم ختم الصورة بخاتم
وفق الأصل.
4
-4 وضع العنوان على الظرف :
- يجب وضع عنوان المرسل إليه في الوسط وغلى اليمين
- يجب وضع عنوان المرسل في الأعلى وإلى اليسار .
- ينبغي ترك مسافة للطوابع والأختام في الأعلى جهة اليمين .
-5 طي وإدخال الرسالة في الظرف :
يجب قبل طي الرسالة وإدخالها في الظرف التأكد مما يلي :
- هل العنوان الموجود في الرسالة مطابق للعنوان الموجود على الظرف؟
- هل الرسالة تم توقيعها من صاحب الصلاحية؟
- هل مرفقات الرسالة كاملة؟
- هل شكل الرسالة يوحي بالارتياح والجاذبية؟
-6 تسجيل رقم الصادر على الظرف وفي حالة البريد السري يتم كتابة سري في خانة
الموضوع في نموذج الصادر .
-7 تسليم البريد الصادر حسب طريقة توزيعه بحيث يقوم المراسل باستلام البريد
الصادر الذي سيتم توجيهه بالبريد العام إضافة إلى نموذج الصادر . وفي حالة البريد
السريع يتم الاتصال عليه لاستلام البريد بعد أخذ توقيعه على نموذج الصادر .
الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر : الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل – آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ..
اضغط الرابط أدناه لتحميل البحث كامل ومنسق جاهز للطباعة
تعليقات
إرسال تعليق
لو عجبك الموضوع اضغط مشاركة ليستفيد غيرك